La CDEPNQL doit collecter des renseignements auprès des personnes qui désirent utiliser la Marque de l’Ours. Dans cette Politique, nous expliquons comment les renseignements sont gérés, utilisés, transférés et protégés. Toute personne qui demande l’autorisation d’utiliser la Marque de l’Ours doit accepter les termes et conditions de cette Politique.
La CDEPNQL collecte certains renseignements auprès des personnes souhaitant utiliser la Marque de l’Ours. Ceci est nécessaire, afin de déterminer si elles remplissent les critères établis dans la Politique de la CDEPNQL sur l’utilisation de la marque officielle de l’Ours (« Politique de la Marque »). La CDEPNQL peut aussi collecter des renseignements auprès d’autres sources d’information publiques ou privées, tel que décrit ci-dessous.
Dans la présente Politique sur la gestion des renseignements en lien avec la Marque de l’Ours, nous expliquons comment les renseignements sont gérés, utilisés, transférés et protégés. Une section relative aux définitions se trouve à la fin de cette Politique.
La présente Politique s’applique :
aux renseignements transmis à la CDEPNQL ou détenus par cette dernière dans le cadre de son administration de l’utilisation de la marque de l’Ours;
à tous les Employés de la CDEPNQL et à toute personne qui utilise l’information détenue par cette dernière ou qui y accède, quel que soit le support sur lequel elle est conservée.
Sous réserve des dispositions de cette présente Politique, la CDEPNQL utilise les renseignements aux fins suivantes :
établir et maintenir un registre interne (privé) et un registre public (disponible sur internet) des Utilisateurs autorisés;
évaluer, analyser et traiter les demandes d’autorisation d’utiliser la marque et vérifier l’exactitude de tout renseignement fourni dans le cadre d’une telle demande;
promouvoir les objets de la Politique de la marque, y compris la protection de l’intégrité et de la valeur de la marque, assurer le contrôle continu de l'utilisation de la marque par la CDEPNQL et s’assurer que les personnes qui utilisent la marque ont une véritable participation autochtone;
développer et améliorer les services fournis par la CDEPNQL en lien avec la marque ou autrement, notamment par le biais d’études de recherche;
communiquer avec les demandeurs et utilisateurs de la marque en lien avec la marque ou au sujet des services de la CDEPNQL;
entreprendre tout usage qui est accessoire ou compatible avec les autres usages identifiés ci-dessus.
Le maintien d’un registre public contribue notamment à protéger l’intégrité et la valeur de la marque et à assurer le contrôle continu de l’utilisation de la marque, tout en affichant publiquement les Utilisateurs autorisés en tant que tels. Les Renseignements du registre public incluent le nom de l’entreprise ou individu, son adresse, une description de ses activités, et sa communauté d’appartenance (le cas échéant). Ils :
ne sont pas confidentiels et peuvent être divulgués publiquement par la CDEPNQL;
peuvent être utilisés par la CDEPNQL aux fins de marketing ou de promotion.
Lorsqu’une personne transmet des renseignements à la CDEPNQL dans le cadre d’une demande d’autorisation d’utiliser la marque :
elle consent à ce que les renseignements soient utilisés par la CDEPNQL conformément à cette Politique;
elle confirme avoir obtenu le consentement de toute tierce personne pour laquelle elle soumet des Renseignements personnels ou des Informations confidentielles et qu’elle accepte que ses renseignements soient utilisés par la CDEPNQL conformément à cette Politique;
elle autorise la CDEPNQL à communiquer avec des gouvernements autochtones ou autres, afin de confirmer le statut d’un individu comme Individu éligible.
Afin de protéger les Renseignements personnels et les Informations confidentielles, la CDEPNQL s’assure de :
respecter toute loi applicable concernant la protection des Renseignements personnels et confidentiels;
limiter leur divulgation aux personnes qui en ont légitimement besoin pour les traiter ou dans l’exercice de leur fonction;
désigner un Responsable de la protection des Renseignements personnels et de l’Information confidentielle;
mettre en place des mesures de sécurité raisonnables.
Toute personne, y compris les Employés de la CDEPNQL, qui accède aux Renseignements personnels ou Informations confidentielles s’engage à :
ne pas utiliser, divulguer, diffuser, vendre, transférer, donner, reproduire, faire circuler, ou autrement distribuer à quelque personne que ce soit ou autrement rendre publique toute Information confidentielle, autrement que selon la présente Politique, cette obligation de confidentialité n’étant d’aucune façon limitée dans le temps.
prendre toutes les mesures nécessaires ou utiles afin de prévenir la dissémination, la divulgation ou l’utilisation non autorisée de ces renseignements et informations;
remettre à la CDEPNQL sans délai, à la fin de son implication avec la CDEPNQL ou sur demande de la CDEPNQL, tout document écrit ou sur support informatique contenant de l’Information confidentielle, sans prétendre justifier de quelque droit de rétention à cet égard.
Le Responsable de la mise en œuvre de la présente politique est la Directrice de l’administration de la CDEPNQL. Tout individu peut porter plainte au Responsable relativement à une infraction réelle ou présumée à l’égard de la présente Politique.
À la réception d’une plainte, le Responsable mènera une enquête et prendra au besoin des mesures visant à rectifier la situation.
La CDEPNQL peut unilatéralement modifier cette Politique et préciser la date à laquelle la modification entre en vigueur.
Dans cette Politique, toutes les définitions se trouvant dans la Politique de la CDEPNQL sur l’utilisation de la marque officielle s’appliquent. De plus :
« Employé » comprend toute personne physique employée par la CDEPNQL ainsi que des consultants, sous-traitants ou agents;
« Information confidentielle » signifie tout document ou renseignement marqué comme confidentiels ou qu’une personne raisonnable considérerait comme tel, y compris, mais sans s’y limiter :
des conventions de société et des conventions entre actionnaires;
des registres de particuliers ayant un contrôle important;
des listes d’actionnaires ou de membres;
des cartes de statut;
des Renseignements personnels qui ne sont pas des Renseignements du registre public;
les renseignements financiers ou commerciaux;
toute information ayant rapport avec la CDEPNQL, ses activités, ses membres, employé(e)s, représentants, agents, fournisseurs, clients ou administrateurs;
tout document ou travail composé, assemblé, réalisé ou produit qui renferme de l’information confidentielle.
« Personne » comprend des personnes physiques, des personnes morales, des sociétés, des fiducies, des coopératives, des coentreprises, des entreprises individuelles, des associations, des gouvernements autochtones et non autochtones, et des organismes publics;
« Registraire » signifie le Registraire de la marque au sens de la Politique de la CDEPNQL sur l’utilisation de la marque officielle;
« Renseignement personnel » signifie tout renseignement concernant une personne physique qui permet de l’identifier, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé et des coordonnées de son lieu de travail;
« Renseignement du registre public » signifie les renseignements sur les Utilisateurs autorisés qui sont divulgués au registre public établi par le Registraire conformément à la Politique de la CDEPNQL sur l’utilisation de la marque officielle.